Space Manager
Généralités
CONNEXION
Au lancement de l’application, on arrive sur le Menu Principal qui permet de connecter et d’accéder au Space Manager.
On peut se connecter avec un compte entreprise Office 365 ou Autre compte entreprise.
CONNEXION OFFICE 365
Quand on clique sur Compte Entreprise Office 365, une fenêtre de connexion Office s’ouvre dans un navigateur intégré dans l’application. On se connecte avec nos identifiants Office.
RÔLES ET ACCÈS AU SPACE MANAGER
L’accès au Space Manager et aux applications se fait via un système de rôle. Chaque utilisateur possède un rôle qui indique si celui-ci peut accéder au Space Manager et ce qu’il peut voir/éditer, ou ce qu’il peut faire dans la Mobile App et la Desktop App.
Seuls les rôles Managers peuvent accéder aux Space Manager. Les rôles User auront une erreur quand ils se connecteront.
Une fois connecté au Space Manager, on peut visualiser son rôle en haut à droite en dessous de l’adresse mail.
On peut paramétrer les droits utilisateurs dans le menu Paramètres - Droits utilisateurs.
PROXY
La partie Proxy du menu Paramètres permet de configurer un proxy directement dans l’application si l’utilisateur utilise un Firewall.
Il y a 3 options possible pour le proxy
-
Pas de proxy
-
Utiliser les paramètres système : le Space Manager utilisera le proxy système
-
Configuration manuelle : On rentre l’adresse et le port du proxy souhaité
SÉLÉCTEUR DE COMPTE
Le sélecteur de compte (à gauche du menu utilisateur) permet de changer le compte client client affiché dans l’application.
Quand on clique sur le sélecteur, la liste des comptes clients accessibles par l’utilisateur s’affiche dans un menu déroulant.
On peut rechercher une compte via le champ texte, la recherche se fait via une auto-completion et filtre la liste du menu déroulant.
Quand on sélectionne un compte client, l’application effectue une connexion sur le compte, change les données et affiche la page d’accueil de de compte
Dans la majorité des cas, l’application ne redemandera pas à l’utilisateur de rentrer ses identifiants quand on sélectionne un compte client. Cependant une connexion peut potentiellement être demandée sur certains comptes nécessitant une authentification supplémentaire.
Page d'accueil
NEW
Quand on ouvre un compte client avec des droits PM, GM ou AM, le Space Manager affiche une page d’accueil contenant un récapitulatif des ressources présentes sur le compte.
On peut aussi voir un compte des Espaces, Postes et Équipements définis sur les différents sites.
SERVICES
NEW
La section Services permet de visualiser et d’éditer les services et les paramètres actifs sur chaque site.
Dans le tableau, chaque ligne est un service et chaque colonne est un site. Cocher une case dans le tableau permet d’activer ce service dans la Mobile App et la Desktop App.
Paramétrer les services permet donc de définir le comportement de la MA et DA en activant/désactivant les fonctionnalités.
Quand on édite les services dans le tableau, il faut cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer les modifications.
GROUPES UTILISATEURS
NEW
QUARTIERS
NEW
RESSOURCES
Les ressources affichent un récapitulatif des Espaces, Postes et Équipements définis sur le compte.
En haut est visible le nombre des ressources monitorées sur le compte. Et en bas le nombre de ressources, comptés par type et par site.
RESSOURCES MONITORÉES
Le ressources monitorées, pour les Espaces, Postes et Équipements, permet de compter les ressources suivant leur utilité. Ce comptage est effectué sur toutes les ressources du compte.
Pour les Espaces et Postes :
-
Monitorés : Les ressources qui rentrent dans au moins une des catégories ci-dessous
-
Occupation : Les ressources avec un indicateur d’occupation
-
Réservable : Les ressources réservables (horaire, 1/2 journée ou journée)
-
Réservation non affectée : Les ressources dites ‘Flex’
-
Pré-réservation (espace uniquement) : Les ressources avec un profil ‘Espace pré-réservable’
-
Autre : Les ressources associées à au moins un capteur, mais qui ne rentrent pas dans les catégories précédentes (ni Occupation, Réservable, Réservation non affectée ni Pré-réservation)
Pour les Équipements :
-
Occupancy : Les équipements avec un comportement ‘Occupation’
-
Location : Les équipements avec un comportement ‘Localisation’
-
PreBooking : Les équipements avec un comportement ‘Pré-réservation’
RESSOURCES PAR TYPE
NEW
Les ressources par type donne plus de détails sur les Espaces, Postes et Équipements définis sur le compte.
En effet, pour chaque type de ressources (Espaces, Postes ou Équipements), la section est séparée par site.
Chaque site affiche le nombre de ressources pour chaque type.
L’icône du type, le nom du type et enfin le nombre de ressources sont affichés pour chaque type.
Les types avec le plus de ressources sont affichés en premier, l’affichage est donc décroissant par rapport au nombre de ressources. Les types qui n’ont pas de ressource ne sont pas affichés.
Les Menus Paramètres
MENU PARAMÈTRES - PERSONNALISATION - PRÉSENCE
NEW
Le menu Paramètres – Personnalisation - Présence permet paramétrer des comportements liés à la présence.
On peut notamment paramétrer :
-
le Mode de gestion de présence : pour chaque site, réservation ou comptage
-
Les intitulés des Statuts de présence
Le mode gestion de présence indique le comportement général de la présence :
-
Réservation : Les réservations sont réalisées sur les postes ‘flex’ paramétrés dans les quartiers sur le plan 3D. Dans la MA et DA on pourra visualiser les postes réservés sur le plan 3D.
-
Comptage : Les postes ‘flex’ paramétrés dans le plan 3D se seront pas utilisés dans le cadre de la présence. On paramétrera au lieu de ça un nombre de postes pour chaque quartier. Ce mode permet un fonctionnement plus simple, permettant d’utiliser la présence sans avoir besoin de paramétrer des postes sur le plan 3D.
Le passage d’un mode à l’autre sur un site entrainement des actions particulières, afin de faciliter la migration des données :
-
Réservation → Comptage : Si des postes ont été d’ores et déjà paramétrés dans le plan 3D et associés aux quartiers, le passage a Comptage préremplira pour chaque quartier du site le nombre de postes en fonction du nombre de postes dans le plan 3D.
-
Comptage → Réservation : A partir du nombre de postes paramétrés pour chaque quartier du site, des postes ‘flex’ seront créés dans le menu Postes de travail - Liste. Une fois ces postes créés, on devra néanmoins les placer dans le plan 3D pour qu’ils soient fonctionnels.
Les statuts de présence permet de paramétrer les intitulés des statuts visibles dans la MA et la DA.
Le fonctionnement de la présence sera abordé plus précisément dans la section dédiés aux menus Flex Office.
NEW
MENU PARAMÈTRES - HISTORIQUE
Le menu Paramètres - Historique permet de visualiser la liste des dernières modifications réalisés sur les données du compte par les utilisateurs du Space Manager.
Pour chaque modification on peut voir :
-
La date de la modification
-
La description : c'est à dire le nom, le type de la donnée modifié, ainsi que l'action (création, édition ou suppression)
-
L'auteur de la modification
La liste se met à jour toutes les 10 secondes.
Le Menu BOS
NEW
Le menu BOS (pour Building Operating System), permet de visualiser et de définir l’ensemble les sites, bâtiments et étages contenus dans le compte.
La liste est hiérarchique :
-
Le Site est la ressource de base dans une configuration. Il va contenir tous les autres ressources.
-
Le Bâtiment est contenu dans un site. Celui-ci sera représenté par un modèle 3D visible dans le SM, mais aussi dans la MA et DA.
-
Enfin l’Étage est contenu dans chaque bâtiment. On pourra le visualiser à partir du modèle 3D du bâtiment. C’est dans les étages que l’on pourra placer par la suite les ressources tels que les espaces ou les postes du travail.
Pour résumer on a une liste de site. Chaque site contient des bâtiments. Et chaque bâtiment contient des étages.
Cliquer sur « + Site » ajoute un nouveau site vide dans la liste. Cliquer sur « + Bâtiment » ajoute un nouveau bâtiment vide au sein du site sélectionné.
Quand on crée un nouveau site ou bâtiment, un ID « SIxxx » pour les sites (ou « BGxxx » pour les bâtiments**)** unique est généré.
La création des étages ne peut pas être effectués manuellement, ils seront générés automatiquement lors de l’import d’un modèle 3D sur un bâtiment. Cela sera expliqué ci-dessous.
Quand on clique sur un site, bâtiment ou étage dans le tableau, la colonne de gauche ‘édition’ permet de le paramétrer Les champs s’adaptent en fonction de la nature de l’élément sectionné dans le tableau (site bâtiment ou étage).
NEW
Les Menus Espaces
Les espaces permettent de représenter visuellement une salle, une bulle, un openspace, une salle de réunion, ect… C’est à dire un emplacement dans le bâtiment avec une fonction définie.
Les espaces peuvent être paramétrés. On peut leur attribuer une icône, une couleur, et plusieurs options permettant de spécifier leur comportements, leur apparences et leur utilités.
Dans le SM, le paramétrage des espaces se fait en 2 étapes :
-
La création des Types d’espace, permettant de définir des comportements et des apparences communs à plusieurs espaces
-
La création des Espaces et le positionnement sur le plan 3D
MENU ESPACES - TYPES
Le menu Espaces - Types permet de visualiser et définir la liste des Types d'Espace au sein d’un site.
Les types d’espaces permettent de regrouper des comportements et apparences communs à plusieurs espaces. Une fois les types créés, on pourra les affectés aux espaces lors de leur création. Les espaces hériteront des propriétés de leur type.
Les types sont définis au niveau des sites. Les types affichés dans le tableau dépendent du site sélectionné au dessus du tableau.
MENU ESPACES - LISTE
Le menu Espaces - Liste permet de visualiser et définir la liste des Espaces.
L’Espace est une notion importante dans la configuration.
C’est une ressource représentant une salle, une bulle, un Open Space, ou un parking dans un bâtiment.
Chaque espace possède un Type d’espace, qui permet de définir le profil et le visuel de l’espace dans la Mobile App.
Dans ce menu on pourra créer les espaces et leur associer un type. Le menu possède aussi une vue 3D pour visualiser les espaces et les placer sur le plan 3D du bâtiment.
Certains champs visibles dans la colonne édition vont dépendre de leur types. Les espaces n’auront pas les mêmes paramètres selon leur type.
Les espaces sont définis au niveau des étages. Les espaces affichés dans le tableau dépendent du site, bâtiment et étage sélectionnés au dessus du tableau.
NEW
Les Menus Postes de Travail
Les postes de travail représente visuellement un bureau individuel, positionné dans un espace du bâtiment.
Comme pour les espaces, les postes peuvent être paramétrés. On peut leur attribuer une icône, une couleur, et plusieurs options permettant de spécifier leur comportements, leur apparences et leur utilités.
Dans le SM, le paramétrage des espaces se fait en 2 étapes :
-
La création des Types de postes, permettant de définir des comportements et des apparences communs à plusieurs postes
-
La création des Postes de travail et le positionnement sur le plan 3D
MENU POSTES DE TRAVAIL - TYPES
Le menu Postes de travail - Types permet de visualiser et définir la liste des Types de postes.
Les types de postes permettent de regrouper des comportements et apparences communs à plusieurs postes. Une fois les types créés, on pourra les affectés aux espaces lors de leur création. Les espaces hériteront des propriétés de leur type.
Les types sont définies au niveau des sites. Les types affichés dans le tableau dépendent du site sélectionné au dessus du tableau.
MENU POSTES DE TRAVAIL - LISTE
Le menu Postes de travail - Liste permet de visualiser et définir la liste des Postes de travail.
Le poste est avec l’espace une notion importante dans la configuration. C’est une ressource placés sur espace représentant un bureau individuel.
Chaque poste possède un Type de poste, qui permet de définir le profil et le visuel du poste dans la MA et DA.Dans ce menu on pourra créer les postes et leur associer un type. Le menu possède aussi une vue 3D pour visualiser les espaces et postes, et placer les postes sur le plan 3D sur un espace.
Les postes, contrairement aux espaces, sont définis au niveau des sites. Les postes affichés dans le tableau dépendent du site sélectionné au dessus du tableau. Le bâtiment et l’étage ne change pas les données dans le tableau, mais change la bâtiment affiché dans la zone 3D
NEW
Les Menus Flex Office
Ces menus permettent configurer les équipes et les zones afin de pouvoir gérer la présence dans la Mobile App et Desktop App.
On crée les équipes dans le menu Groupes utilisateur, en spécifiant :
-
Les managers, étant les responsables des groupes et qui administrent la présence des membres au sein du groupe
-
Les membres, qui déclareront leur présence avec réserveront des postes
-
Les référents, qui sont des personnes externes au groupe mais qui peuvent administrer la présence au même titre que les managers (en l’absence de ces derniers par exemple)
On crée ensuite les zones dans le menu Zones. Une zone consiste en un groupement de postes. on affecte des groupes à ces zones, pour permettre aux membres de ces postes de réserver ces postes dans le cadre de la présence.
Les membres de chaque équipe pourront réserver les postes au sein des zones assignées. Les managers administreront les réservations au sein de leur équipes.
Pour chaque groupe on définit un quota, qui correspond aux nombre de postes dédiés à un groupe. Ce quota est calculé en fonction du nombre de membres de chaque groupe et au prorata des autres groupes affectés aux zones.
MENU FLEX OFFICE - GROUPES UTILISATEURS
Le menu Flex Office - Groupes utilisateurs permet de visualiser et définir la liste des Groupes utilisateurs.
Les groupes sont présentées sous forme d’arbre. Les groupes peuvent contenir des sous-groupes. On peut également déplacer les groupes d’un endroit à un autre en effectuant des glisser-déposer.
On peut éditer, au sein de chaque groupe, les group managers, les membres ainsi que les référent(e)s.
On peut éditer les quartiers associés et leur priorité.
Dans le tableau est aussi visible tout en haut, le groupe Affectation de ressources. Ce groupe ne peut pas avoir de membres. Il a pour but de contenir les groupes utilisateurs qui seront créés dans la MA et la DA.
Les groupes dans Affectation de ressources peuvent être déplacés (via des glisser-déposer) dans les autres groupes du tableau.
NEW
MENU FLEX OFFICE - QUARTIERS
Le menu Flex Office - Quartiers permet de visualiser et définir la liste des Quartiers.
Les quartiers sont des groupements de Postes Flex (c’est à dire des postes ayant le comportement Réservation non affectée) que l'on créé pour gérer la présence des équipes dans la MA et DA.
Un quartier peut avoir 2 natures :
-
Un tracé local sur un étage, correspondant à sa représentation graphique de la zone dans le plan 3D. On parle alors de zones.
-
Un tracé global qui recouvre tout un étage, un bâtiment ou un étage. On parle alors de quartiers globaux.
On peut également paramétrer les groupes associés aux quartiers. Cela détermine quels groupes ont accès au quartier, et donc qui pourra réserver les postes de ce quartier.
Les quartiers sont définis au niveau du site. Les quartiers affichés dans le tableau dépendent du site sélectionné au-dessus du tableau.
NEW
Les Menus Véhicules
MENU VÉHICULES - FORMULAIRES
Le menu Véhicules - Formulaires permet de visualiser et de définir la liste des formulaires d’états des lieux, utilisés pour le check-in et check-out des véhicules.
Un formulaire consiste en un questionnaire, une succession d’étapes avec à chaque fois différents choix possibles.
Ainsi chaque formulaire contient une liste d’étape. Chaque étape contient une liste de choix possibles.
On visualise dans le tableau les formulaires > étapes > champs sous choix d’arbre.
MENU VÉHICULES - PARCS
Le menu Véhicules - Parcs permet de visualiser et de définir la liste des parcs de véhicules.
Les parcs automobiles servent à contenir des véhicules (définis dans Véhicules - Liste). Dans la MA et DA, on pourra visualiser les parcs et leurs véhicules afin de pouvoir réserver ces véhicules.
Les parcs affichés dans le tableau dépendent du site sélectionné au-dessus du tableau.
MENU VÉHICULES - TYPES
Le menu Véhicules - Types permet de visualiser et définir la liste des Types de véhicules.
Les types de véhicules permettent de paramétrer le comportement et le visuel des véhicules. C’est dans le type que l’on paramètre notamment le modèle 3D des véhicules
Les types affichés dans le tableau dépendent du site sélectionné au-dessus du tableau.
MENU VÉHICULES - LISTE
Le menu Véhicules - Liste permet de visualiser et définir la liste des Véhicules au sein d’un site et d’un parc.
Ce menu comporte aussi une zone 3D, où l’on peut visualiser le rendu 3D des véhicules de chaque parc. Ces véhicules seront affichés dans la MA, et disponibles pour la réservation.
Les véhicules affichés dans le tableau dépendent du site et du parc sélectionnés au-dessus du tableau.
MENU VÉHICULES - ADMINISTRATION
Le menu Véhicules - Administration permet de voir les réservations des véhicules et de gérer les éventuels problèmes.
On visualise dans le tableau l’ensemble des véhicules contenus dans tous les parcs du site sélectionné au-dessus du tableau.
Dans le tableau on voit les informations de chaque véhicule : l’ID, l’immatriculation, le type et le parc parent.
Dans les colonnes Dernière réservation et État du véhicule, des croix rouges permettent d’indiquer les véhicules qui présentent des problèmes.
-
Dernière réservation indique si un souci est apparu lors de la dernière réservation, notamment un check-in ou check-out non réalisé
-
État du véhicule indique si le véhicule présente un ou plusieurs problèmes. Cela peut être des problèmes remontés lors du dernier check-in ou check-out.
Les Menus Équipements
MENU ÉQUIPEMENTS - CATÉGORIES
Le menu Équipements – Catégories permet de visualiser et définir la liste des Catégories d’équipements.
les catégories d’équipements permettent de regrouper des types d’équipement qui ont la même fonction (capteur, sanitaire, multimédia, sécurité, etc...).
Certaines catégories sont non modifiables, et correspondent aux Catégories Insiteo. Ces catégories sont affichées dans le tableau avec un logo Insiteo.
Les catégories peuvent avoir des sous-catégories. On peut également voir dans le tableau les types d’équipements contenus dans chaque catégorie.
MENU ÉQUIPEMENTS - TYPES
Le menu Équipements - Types permet de visualiser et définir la liste des Types d’équipements.
Les types d’équipements définissent le comportement et le visuel des équipements. Les types sont également associés à une catégorie.
Comme pour les types, certains types sont non modifiables, et correspondent aux Types d’équipements Insiteo. Ces types sont affichées dans le tableau avec un logo Insiteo.
Voici quelques exemples de ce que peuvent représenter un type d’équipement :
-
Un capteur Insiteo, servant pour l’occupation ou la localisation
-
Une Screen App
-
Un équipement sanitaire ou et sécurité visible. Il en existe actuellement 4 types : extincteur, DAE, distributeur de masques et distributeur de gel hydroalcoolique
-
Un équipement multimédia, créé par le client et via lequel on peut déclarer des incidents
Une particularité des types d’équipements est de pouvoir spécifier des Propriétés dynamiques pour les équipements génériques via un éditeur de propriété.
MENU ÉQUIPEMENTS - LISTE
Le menu Équipements - Liste permet de visualiser et définir la liste des Équipements.
Dans ce menu on pourra créer les équipements. Ils sont définis au niveau du site, et on indique leurs types. Les équipements affichés dans le tableau dépendent du site et du type sélectionnés au-dessus du tableau.
Le menu possède aussi une vue 3D pour visualiser les espaces, les postes et les équipements. On utilise ce plan pour placer les équipements sur le plan 3D du bâtiment.
NEW
MENU ÉQUIPEMENTS - ADMINISTRATION
Le menu Équipements – Administration permet d’avoir des informations de monitoring sur les équipements, en particulier pour l’installation et la maintenance des capteurs Insiteo.
On a dans ce menu :
-
Le niveau de batterie des équipements
-
La dernière activité et le dernier message
-
Un suivi de l’installation des capteurs
Le tableau affiche les équipements du type et du site sélectionnés dans le sélecteur au-dessus du tableau.
On peut voir dans le tableau l’ID, la localisation et la référence de chaque équipement.
On voit également le niveau de batterie et la dernière activité, ainsi que l’information sur le statut d’installation.
Si le type d’équipement ne peut pas être administré, cela sera indiqué dans la colonne d’édition a gauche du tableau.
NEW
Les Menus Opérations
Les opérations consistent en la gestion et la maintenance des équipements installés sur les sites clients.
Le paramétrage de ces opérations consiste en 3 étapes :
-
La configuration des Organisations de gestion
-
La configuration des Opérations, au sein des organisations, qui effectueront les opérations sur les sites clients
-
Les affectations des opérateurs sur des catégories et des types d’équipement
MENU OPÉRATIONS - ORGANISATIONS
Le menu Opérations – Organisations, permet de visualiser et définir la liste des Organisations du compte.
Les organisations pourront être associées avec un Opérateur.
MENU OPÉRATIONS - OPÉRATEURS
Le menu Opérations – Opérateurs, permet de visualiser et définir la liste des Organisations du compte.
Les opérateurs sont reliés à une organisation et effectueront la gestion et maintenance des équipements sur les sites clients.
MENU OPÉRATIONS - AFFECTATION
Le menu Opérations – Affectation, permet de visualiser et définir les affections.
Une affectation consiste à associer une Catégorie ou un Type d’équipement avec un Opérateur d’une organisation.
Les opérateurs d’une catégorie ou type d’équipement effectue la gestion et la maintenance des équipements de la catégorie ou type correspondant.
Les Menus Règles
MENU RÈGLES - RÉSERVATION - ESPACES
Le menu Règles – Réservation – Espaces, permet de visualiser et définir la liste des Règles de réservation des Espaces.
Les règles de réservation définissent le comportement des réservations des espaces dans la Mobile App (le check-in et le check-out).
Lorsqu’on créé une règle on peut indiquer le niveau de la règle.
-
Quand le niveau est un Site, la règle s’appliquera uniquement aux ressources de ce site
-
Quand le niveau est un Compte, la règle s’appliquera aux ressources quand aucune règle ne peut être appliqué sur le site.
On peut aussi spécifier les Types d’espace concernés par la règle. Quand le niveau de la règle est un Site, le champ Typescontient tous les espaces réservables de ce site. Ce champ est grisé sinon.
Et enfin, on peut aussi indiquer si cette règle est une règle globale. Pour les règles globales, on n’indique pas de type. Cela permet de créer des règles par défaut sur le site ou le compte pour ressources qui n’ont pas de règle spécifique.
Lorsqu’on réserve un espace dans la MA ou DA, le système recherche la règle la plus adéquate et l’utilisera pour cet espace.
On recherche la première règle qui correspond, dans cet ordre :
-
Règle de Site dont le type correspond
-
Règle globale du Site
-
Règle globale du Compte
Si aucune règle ne correspond, le système appliquera un comportement par défaut. Les règles avec Activation à Non, seront ignorées lors de la recherche. L’activation permet d’activer ou désactiver les règles.
Une fois que l’on a défini le niveau et les ressources concernés par la règle. On peut définir les paramètres de la règle :
-
Le check-in
-
Le check-out
MENU RÈGLES - RÉSERVATION - POSTES DE TRAVAIL
Le menu Règles – Réservation – Postes de travail, permet de visualiser et définir la liste des Règles de réservation des Postes de travail.
Le comportement est le même que pour le menu Règles – Réservation – Espaces. On définit les règles de réservations des postes de travail dans l’Application Mobile.
La différence est que le champ Types contient des Types de postes de travail au lieu de types d’espaces. Les règles s’appliqueront aux postes de travail.
MENU RÈGLES - OCCUPATION - ESPACES
Le menu Règles – Occupation – Espaces, permet de visualiser et définir la liste des Règles d’occupation des Espaces.
Les règles de réservation définissent le comportement de l’occupation des espaces dans la Mobile App (le check-in, check-out et le maintien le midi).
Le menu est très similaire au menu Règles – Réservation – Espaces.
Quand le niveau de la règle est un Site, le champ Types contient tous les espaces avec un indicateur d’occupation de ce site. Comme pour Règles – Réservation – Espaces, ce champ est grisé sinon.
On peut définir les paramètres de la règle :
-
Le check-in
-
Le check-out
-
Le maintien le midi (permet de conserver l’occupation durant cette période de maintien, même si personne n’occupe la ressource)
MENU RÈGLES - OCCUPATION - POSTES DE TRAVAIL
Les règles de réservation définissent le comportement de l’occupation des espaces dans la Mobile App (le check-in, check-out et le maintien le midi).
Le menu Règles – Occupation – Postes de travail, permet de visualiser et définir la liste des Règles d’occupation des Postes de travail.
Le comportement est le même que pour le menu Règles – Occupation – Espaces. On définit les règles d’occupation des postes de travail dans l’Application Mobile.
Import - Export Excel
L’Import-Export Excel est une fonctionnalité présente permettant :
-
D’importer une grande quantité de données dans le Space Manager
-
D’exporter les données afin d’être exploitées ailleurs
Cette fonctionnalité est présente sur les menus :
-
Espaces – Liste
-
Poste de travail – Liste
-
Equipements – Liste
Sur ces menus, l’Import-Export peut être réalisé en cliquant sur les boutons de Import/Export Excel. On peut ainsi importer et exporter des Espaces, des Postes de travail et des Équipements.
L’Export créé un fichier avec les données selon le type de la donnée exportée (par exemple pour Espaces – Liste, le fichier créé contient les infos de tous les Espaces du site sélectionné dans le sélecteur). Les colonnes du fichier Excel créé dépendent aussi du type des données (les colonnes de l’export des Espaces ne sont pas les mêmes que l’export des Postes de travail)
L’Import permet d’ajouter des données dans le Space Manager à partir de données présentes dans le fichier Excel.
Important ! Pour importer des données, il faut d’abord réaliser un Export qui créé un fichier avec le bon format des colonnes. Une fois le fichier créé, on le modifie en ajoutant les données, et enfin on importe ce fichier avec le bouton « Importer données ». Ainsi, il faut obligatoirement faire un export avant de faire un Import.
Il y a plusieurs contraintes liées à l’Import-Export. Le comportement de l’Import-Export est détaillé pour chaque menu qui possède la fonctionnalité.
IMPORT-EXPORT DES ESPACES
Sur le menu Espaces – Liste, on peut importer et exporter des Espaces.
Quand on exporte les espaces, tous les espaces contenus dans le site courant (le site sélectionné dans le sélecteur) sont ajoutés dans le fichier créé.
-
On choisit le dossier où le fichier sera généré
-
Le nombre d’élément exporté sera affiché
-
Le site sera indiqué dans le nom du fichier créé
Pour Importer les espaces, il faudra modifier le fichier généré lors de l’export en ajoutant ou modifiant des lignes.
-
On exporte au préalable les données du site
-
Dans le fichier Excel généré :
-
On peut modifier les lignes existantes pour mettre à jour les infos
-
On peut ajouter des lignes (ou dupliquer une ligne existante)
-
On peut supprimer des lignes, mais les lignes supprimées n’entraineront pas de suppression de données lors de l’import dans le Space Manager
-
En revanche, il ne faut pas supprimer ni ajouter de colonnes dans le fichier
-
IMPORT-EXPORT DES POSTES DE TRAVAIL
Sur le menu Postes de travail – Liste, on peut importer et exporter des Postes de travail.
Le comportement est très similaire à l’Import-Export des Espaces. On peut exporter, puis exporter les postes d’un site.
Le fichier généré contient ces colonnes :
-
ID : ID du poste. Champ texte.
-
Nom : Label du poste. Champ texte.
-
Type : Le type du poste. Contient un menu déroulant avec les types existants sur le site.
-
Localisation : La localisation (bâtiment, étage et espace) du poste. Cette colonne est à titre informatif et sera ignorée lors de l’import
-
Indicateur d’occupation : L’indicateur d’occupation de l’espace. Est un booléen ‘True’ ou ‘False’.
-
Accessibilité : Détermine si le poste est ouvert ou fermé. Est un booléen ‘True’ ou ‘False’.
-
Email : L’email de l’espace. Champ texte.
Lors de l’import, une erreur peut survenir :
-
Si on importe un fichier non configuré (càd un fichier qui ne provient d’un Export de Postes de travail, ou qui n’a pas le bon format)
-
Si on importe un fichier configuré pour une autre site
-
Si on importe un fichier configuré pour des espaces ou des équipements
-
Si le format des colonnes n’est pas correct (par exemple une colonne a été supprimé)
De plus, une ligne peut être ignorée :
-
Si la ligne contient une erreur quelconque
-
Si la ligne est vide (toutes les cases de la ligne sont vides)
Enfin certaines cases peuvent être ignorés, sans toutefois ignorer la ligne
-
Type seront ignorées si la valeur ne provient pas des valeurs du menu déroulant
-
Email sera ignorée pour les lignes dont le Type n’est pas réservable
-
Indicateur d’occupation sera ignorée si le type a un indicateur Oui pour tous ou Non pour tous
Après un import réussit, le nombre d’éléments ajoutés modifiés et ignorés est affiché.
Quand on importe consécutivement 2 fois le même fichier Excel, tous les espaces ajoutés lors du premier import vont être ajouté en doublon lors du second import.
IMPORT-EXPORT DES ÉQUIPEMENTS
Sur le menu Équipements – Liste, on peut importer et exporter des Équipements d’un type donné.
Une différence importante est que les colonnes contenues dans le fichier Excel sont dynamiques et correspondent aux propriétés du type.
Le fichier généré contient ces colonnes :
-
ID : ID de l’équipement. Champ texte.
-
Type : Le type de l’équipement. Cette colonne est à titre informatif et sera ignorée lors de l’import.
-
Niveau de batterie : Le voltage actuel de l’équipement. Vide si inconnu. Cette colonne est à titre informatif et sera ignorée lors de l’import.
-
Dernière activité : La date de la dernière activité de l’équipement. Vide si inconnue. Cette colonne est à titre informatif et sera ignorée lors de l’import.
D’autres colonnes sous forme de champs textes seront ajoutées. Ces colonnes correspondent aux propriétés du type de l’équipement.
Lors de l’import, ces colonnes seront utilisées afin de récupérer les propriétés des équipements.
Lors de l’import, une erreur peut survenir :
-
Si on importe un fichier non configuré (càd un fichier qui ne provient d’un Export de Postes de travail, ou qui n’a pas le bon format)
-
Si on importe un fichier configuré pour une autre site
-
Si on importe un fichier configuré pour des espaces ou des équipements
-
Si le format des colonnes n’est pas correct (par exemple une colonne a été supprimé)
De plus, une ligne peut être ignorée :
-
Si la ligne contient une erreur quelconque
-
Si la ligne est vide (toutes les cases de la ligne sont vides)
Après un import réussit, le nombre d’éléments ajoutés modifiés et ignorés est affiché.
Quand on importe consécutivement 2 fois le même fichier Excel, tous les espaces ajoutés lors du premier import vont être ajouté en doublon lors du second import.
Contrôles et Raccourcis
RACCOURCIS APPLICATION
Il y a plusieurs raccourcis clavier au sein de l’application :
-
Haut : Comme Page up, sélectionne l’élément précédent dans le tableau Fait défiler les éléments lorsque maintenu
-
Bas : Comme Page up, sélectionne l’élément suivant dans le tableau. Fait défiler les éléments lorsque maintenu
-
Tab : Quand un élément UI est sélectionné (par exemple un champ dans le formulaire), Tab sélectionne l’élément situé en dessous
-
Shift-Tab : Comme Tab, mais sélectionne l‘élément situé au-dessus
-
Ctrl + : Ajoute une ligne vide dans le tableau du menu ouvert, comme si on appuyait sur le bouton « + ». Non possible si le menu ouvert n’a pas de bouton « + »
-
Ctrl D : duplique l’élément sélectionné dans le tableau du menu ouvert, comme si on appuyait sur le bouton « Dupliquer ». Non possible si le menu ouvert n’a pas de bouton « Dupliquer »
-
Suppr : Supprime l’élément sélectionné dans le tableau du menu ouvert, comme si on appuyait sur le bouton « Supprimer ». Non possible si le menu ouvert n’a pas de bouton « Supprimer ». Pendant la création d’une forme libre, Suppr interrompt la création de la forme
-
Ctrl S : Édite l’élément sélectionné avec le contenu du formulaire, comme si on appuyait sur le bouton « Sauver ». Non possible si le menu ouvert n’a pas de bouton « Sauver »
-
F11 : Affiche ou non le plein écran de l’application
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Entrée : Pendant la création d’une forme libre, Entrée valide la forme (si la forme est valide)
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Ctrl+Z : Annule la dernière action
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Ctrl+Y (ou Ctrl+Maj+Z) : Restaure la dernière action annulée
CONTRÔLES ET RACCOURCIS ZONE 3D
Voici les contrôles pour interagir avec zone 3D. Notamment les contrôles de la caméra, et l’interaction avec les Espaces, Postes de travail et Équipements :
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Maintenir Clic-droit ou Clic-molette déplace la caméra horizontalement dans le bâtiment
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La molette permet de zoomer et dézoomer dans le bâtiment (le zoom à l’emplacement du curseur)
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Clic-gauche sur un élément (espace, poste ou équipement) le sélectionne, ou le désélectionne
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Clic-droit sur un élément (espace, poste ou équipement) ouvre un menu contextuel, permet de réaliser diverses actions avec cet élément
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Maintenir Ctrl permet de pivoter verticalement la caméra
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Maintenir Maj permet de pivoter horizontalement la caméra
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Le Zoom (molette) est impossible lorsque le curseur est en dehors de la zone 3D
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Commencer une Rotation (Ctrl et Maj) ou un Déplacement (clic gauche) de la caméra est impossible si le curseur est en dehors de la zone 3D
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Si une Rotation ou Déplacement est en cours, l’action n’est pas interrompue si le curseur sort de la zone 3D pendant l’action
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Zoomer est impossible pendant une rotation ou déplacement caméra
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Effectuer une Rotation de la caméra est impossible pendant un déplacement caméra
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La rotation verticale (Ctrl) est limitée dans l’espace. On ne peut pas pivoter la caméra sous le sol (exactement la limite est à 5 degrés au niveau du sol). On ne peut pas non plus dépasser l’axe vertical (on ne peut pas mettre la caméra ‘à l’envers’)
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Le déplacement de la caméra (Clic droit ou molette) est limité dans l’espace. On ne peut pas déplacer la caméra trop loin par rapport au centre du bâtiment
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Appuyer sur R (quand le curseur est sur une zone 3D) recentre la caméra au centre du bâtiment et la replace à la verticale
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Appuyer sur Tab (quand le curseur est sur une zone 3D) change le mode de la caméra en projection orthogonale ou projection en perspective
